1. 개요 (Overview)
본 문서는 R&D 부서에서 타 본부와의 업무 협조 요청을 효율적으로 관리하기 위해 구글폼을 기반으로 한 요청 양식 시스템의 필요성과 요구 사항을 정의하는 제품 요구 사항 문서(Product Requirement Document, PRD)입니다. 본 시스템은 분산된 커뮤니케이션 채널을 통합하고, PM 역할의 병목 현상을 줄이며, 반복적인 요청에 대해 신속한 처리와 가시성을 높이기 위한 목적을 가지고 있습니다.
문제
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지속되지 못했던 이유
2. 필요성 (Needs)
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분산된 채널로 인한 피로도 및 비용 증가
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여러 커뮤니케이션 채널에서 들어오는 요청이 각기 다르게 관리되며, 피로도와 커뮤니케이션 비용이 증가하고 있음.
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업무 협조 요청의 가시화
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R&D 부서로 들어오는 요청이 비공식적으로 처리되는 경우가 많아, 업무 협조 현황이 불투명해짐.
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이슈 제보 채널로 들어오는 경우, 단순 이슈에 해결이 필요한게 아닌데
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PM의 병목 해소
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현재 PM이 모든 요청을 중간에서 처리하다 보니 병목 현상이 발생. 루틴한 요청은 자동화된 프로세스로 처리하고, 담당자를 배정하여 PM의 부담을 줄여야 함.
3. 목표 (Objectives)
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중앙 집중형 요청 시스템 구축: 구글폼을 통해 모든 본부의 협조 요청을 중앙에서 수집하고, 해당 정보를 한 곳에서 관리할 수 있게 함.
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자동화된 담당자 배정: 요청 유형에 따라 자동으로 담당자를 배정하여, 즉각적으로 업무 협조를 시작할 수 있게 함.
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가시성 확보: 요청 사항에 대한 진행 상황을 실시간으로 추적하여, R&D 부서와 타 본부 간의 업무 진행 상황을 투명하게 관리.
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커뮤니케이션 비용 절감: 잦게 요청 오는 요청 형식에 대한 가이드를 제공하며 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고, 단일화된 채널을 통해 명확하고 효율적인 소통을 구현.
4. 주요 요청 유형 (Primary Request Types)
1.
계정 권한 부여
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특정 시스템이나 도구에 대한 접근 권한 요청.
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요청이 들어오면 즉시 관련 담당자가 권한을 부여할 수 있도록 프로세스 간소화.
예시
2.
필요 데이터 추출 요청
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R&D 부서에서 관리하고 있는 데이터를 요청하는 경우.
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구체적인 데이터 범위와 유형을 구글폼에서 상세히 기입할 수 있게 설정.
예시
3.
기타 요청
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계정 권한 및 데이터 요청 외의 기타 협조 요청 사항.
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유동적인 요청 사항을 포괄할 수 있는 '기타' 항목을 추가하여, 담당자가 적절한 대응을 할 수 있도록 지원.
5. 기능 요구 사항 (Functional Requirements)
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구글폼 생성 및 배포: 모든 본부에 배포될 통합 요청 양식을 구글폼으로 개발.
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요청 유형 선택 (계정 권한, 데이터 추출, 기타)
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요청 세부 사항 입력
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긴급성 수준 선택 (예: 긴급, 일반)
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담당자 자동 배정: 구글폼 제출 시, 특정 유형의 요청에 따라 자동으로 담당자가 지정되고, 관련 업무가 전달되도록 워크플로우 설정.
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이건.. 워크 플로우 문제 확인 추가적으로 필요
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요청 추적 및 진행 상황 관리: 제출된 요청에 대한 처리 상태(진행 중, 완료 등)를 실시간으로 확인할 수 있는 대시보드 또는 스프레드시트 연동.
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알림 기능: 요청 접수 및 완료 시 자동 알림 발송 (이메일 또는 메신저 연동 가능).
6. 비기능 요구 사항 (Non-functional Requirements)
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7. 기대 효과 (Expected Benefits)
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효율성 증가: 하나의 통합된 채널을 통해 업무 협조 요청을 처리함으로써, 소통에 드는 시간을 줄이고 업무 속도를 높일 수 있음.
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업무 가시성 향상: 실시간으로 요청 및 진행 상황을 추적할 수 있어, 업무 협조 프로세스가 보다 명확해짐.
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PM의 역할 최적화: 반복적이고 루틴한 요청은 자동화된 시스템으로 처리, PM은 보다 중요한 프로젝트에 집중 가능.
8. 향후 계획 (Future Plans)
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시스템 테스트: 초기 배포 후, 각 본부로부터 피드백을 받아 시스템의 문제점 및 개선점을 반영.
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지속적인 업데이트: 추가 요청 유형 및 기능에 대한 지속적인 개선 및 확장 계획.
9. 결론 (Conclusion)
구글폼 기반의 통합 업무 협조 요청 시스템은 R&D 부서의 업무를 가시화하고, PM의 병목을 해소하며, 분산된 커뮤니케이션 채널을 통합하여 협업 효율성을 크게 향상시킬 것으로 기대됩니다.
10. 솔루션 (Soultion)
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슬랙 채널 웹훅 연결
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초대자 - 각 본부 실장님/팀장님
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본부 채널에 양식 관리